Hoe stuur ik mijn eerste factuur? Alles wat erop moet staan

Je eerste factuur: spannend én eenvoudig

De eerste factuur die je verstuurt, voelt altijd speciaal. Het is het bewijs dat je écht bezig bent als ondernemer. En gelukkig is het ook een stuk eenvoudiger dan veel starters denken.

Wat moet er verplicht op een factuur staan?

De Belastingdienst stelt eisen aan facturen. Dit zijn de verplichte onderdelen:

• Volledige naam of bedrijfsnaam
• Adres
• KVK-nummer
• BTW-nummer (als je BTW rekent)
• IBAN-bankrekeningnummer

• Naam en adres van de klant
• BTW-nummer van de klant (alleen bij B2B-facturen en bij intracommunautaire leveringen)

• Factuurnummer (uniek, oplopend — bijv. 2025-001)
• Factuurdatum
• Betalingstermijn (gebruikelijk: 14 of 30 dagen)

• Wat heb je geleverd?
• Hoeveel? (uren, stuks)
• Prijs per eenheid
• Subtotaal excl. BTW
• BTW-bedrag (met percentage)
• Totaal incl. BTW

Een concreet voorbeeld

Gratis tools om facturen mee te maken

Je hoeft niet meteen een duur boekhoudpakket aan te schaffen. Gratis opties:

• Wave (wave.com) — volledig gratis, professionele facturen, ook mobiel
• Bonsai — ideaal voor freelancers
• Google Docs of Word — download een factuurtemplate en pas het aan
• Moneybird — Nederlandstalig, heeft een gratis basisversie

Betalingstermijn: wat is gebruikelijk?

Standaard zijn 14 of 30 dagen gangbaar. Voeg altijd de exacte datum toe ("uiterlijk 24 maart 2025") in plaats van alleen "14 dagen" — dat voorkomt discussie.

Werkt een klant voor de eerste keer met je samen? Overweeg om vooraf een aanbetaling te vragen (bijv. 50%). Dat beschermt jou en toont aan dat de klant serieus is.

Wat als een klant niet betaalt?

Betaalt een klant niet op tijd?

1. 1Stuur na de betalingstermijn een vriendelijke herinnering
2. 2Wacht 7-14 dagen, stuur dan een tweede herinnering
3. 3Na 30 dagen extra: stuur een formele aanmaning met melding van incasso

Je hebt recht op wettelijke rente (nu 4% per jaar) en incassokosten als een klant structureel niet betaalt.

Hoelang bewaar je facturen?

Wettelijk verplicht: 7 jaar. Sla facturen op in een veilige cloud (Google Drive, Dropbox) of gebruik een boekhoudpakket dat alles automatisch opslaat.

Conclusie

Een goede factuur bevat jouw gegevens, klantgegevens, een uniek nummer, een duidelijke omschrijving en het BTW-bedrag. Gebruik een gratis tool om het mooi op te maken en stuur hem dezelfde dag als de opdracht klaar is. Hoe sneller je factureert, hoe sneller je betaald wordt.